Poradnik - ngo.pl

Możliwość stosowania uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) pojawiła się w 2015 roku. Organizacja nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszoną. Jest zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego. Nie dotyczą jej skomplikowane zasady z ustawy o rachunkowości. To opcja specjalnie dla organizacji pozarządowych - zasady uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów opisuje ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz specjalne rozporządzenie.

Regulacja o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zawarta jest w jednym artykule ustawy o działalności pożytku. Artykuł 10a wylicza kiedy organizacja pozarządowa ma prawo stosować UEPiK i z jakimi obowiązkami się to wiąże. To „zasady” prowadzenia UEPiK. Z kolei rozporządzenie określa sposób prowadzenia i warunki jakie ma spełniać uproszczona ewidencja.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to rozwiązanie dla małych organizacji. Nie mogą one osiągać bardzo dużych przychodów, prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu OPP.

Warunki z ustawy

Organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy: 

1) nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, 
2) nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego, 
3)  w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody w wysokości nieprzekraczającej 1 000 000 zł, nie wliczając wartości darowizn rzeczowych przeznaczonych na prowadzenie działalności statutowej;

jeżeli decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów podejmie organ zatwierdzający w rozumieniu przepisów o rachunkowości. 

Przepisu dotyczącego wielkości przychodów (p 3. powyżej) nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność.

NGO musi podjąć decyzję

NGO, które spełnia warunki wskazane w ustawie o pożytku (zacytowane powyżej) może - ALE NIE MUSI - prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Organizacja ma wybór. UEPiK nie jest przypisany żadnej organizacji „z automatu” – NGO musi podjąć w tej sprawie decyzję. Jeśli NGO nie podejmie w tej sprawie żadnej decyzji oznacza to, że prowadzi “zwyczajną” księgowość - nie uproszczoną - wg. zasad z ustawy o rachunkowości.

Decyzja odpowiedniego organu organizacji

Na początku organizacja pozarządowa musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej lub dedykowanej NGO księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Decyzję taką musi podjąć organ zatwierdzający zgodnie ze statutem sprawozdanie finansowe, np. w stowarzyszeniu jest to zwykle Walne Zebranie.

Obowiązek poinformowania urzędu skarbowego

Jeśli NGO spełnia warunki wskazane w ustawie o pożytku, oraz podjęła (odpowiedni organ) decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, to musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku organizacja musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji "do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji". W przypadku organizacji, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość) termin zgłoszenia upływa z końcem marca.

Inaczej jest w przypadku organizacji, które dopiero powstały. Jeśli chcą prowadzić uproszczoną ewidencję, muszą zgłosić swoją decyzję do urzędu skarbowego w ciągu 90 dni od daty rozpoczęcia działalności.

NGO zgłasza do urzędu skarbowego decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów na piśmie podpisanym zgodnie ze sposobem reprezentacji. Nie ma wzoru formularza zgłoszenia o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. NGO do oświadczenia załącza uchwałę organu odpowiadającego za zatwierdzanie sprawozdań finansowych w organizacji.

Co jeśli organizacja nie zgłosiła decyzji o UEPIK do urzędu skarbowego w terminie

Organizacja pozarządowa, która nie dotrzyma opisanych powyżej terminów (terminów, w których zgłasza swój wybór urzędowi skarbowemu), nie może prowadzić uproszczonej ewidencji. Nie ma możliwości zgłoszenia się po terminie. Jeśli organizacja termin przegapiła musi prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości. O uproszczonej ewidencji może pomyśleć w kolejnym okresie – w kolejnym roku obrotowym.

Opis zasad prowadzenia UEPiK, zamiast polityki rachunkowości

Poza wymogiem zgłoszenia do urzędu skarbowego, przy prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, wymagane jest sporządzenie „opisu zasad jej prowadzenia” (zgodnie z par. 6 ust 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia UEPiK). Taki opis zastępuje politykę rachunkowości, która wymagana jest przy prowadzeniu pełnej księgowości.
Opis zasad prowadzenia UEPiK, musi zawierać co najmniej: 
1) określenie roku podatkowego,
2) opis systemu przetwarzania danych (jeśli ewidencja prowadzona jest w programie księgowym to też opis jego funkcji) 
3) opis systemu ochrony danych.

Jest to wewnętrzny dokument, nigdzie nie jest przesyłany, jest przechowywany razem z ewidencją i musi być okazany przy ewentualnej kontroli.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) to m.in. określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych potrzebnych do wypełnienia deklaracji CIT-8 (czyli do rozliczenia się organizacji pozarządowej z urzędem skarbowym - z podatku od osób prawnych - co jest obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej).

• Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, arkusz zbiorczy zawierający: zestawienie przepływów finansowych, kartę przychodów pracownika i wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wraz z instrukcją wypełniania (xls)
• Zestawienie przychodów i kosztów - karty na każdy miesiąc wraz z instrukcją (xls)

• Wypełnianie UEPIK (pomaga skorzystać z powyższych arkuszy, format docx)

Co musi: zgłoszenie wyboru uproszczonej ewidencji

Żeby w zgodzie z prawem prowadzić uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów trzeba najpierw w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób podjąć decyzję, że właśnie tak chcemy porządkować finanse naszej organizacji pozarządowej. Następnie musimy zgłosić to do urzędu skarbowego.

Co musi: rozliczenie z urzędem skarbowym czyli CIT-8

Organizacja pozarządowa, która wybrała uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów musi rozliczyć się z urzędem skarbowym z podatku od osób prawnych czyli sporządzić i wysłać do US deklarację CIT-8.

CIT-8 to informacja o tym, jakie organizacja pozarządowa miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości organizacji sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8. CIT-8 składają też organizacje pozarządowe, które w danym roku prowadziły uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów.

Organizacje pozarządowe prowadzące uproszczoną ewidencję, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (tak jest w przypadku większości organizacji) składają CIT-8 w urzędzie skarbowym do 31 marca roku następującego po roku podatkowym (tym, którego dotyczy rozliczenie).

Czego nie musi: sprawozdanie finansowe z ustawy o rachunkowości

Organizacja pozarządowa, która zdecydowała się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, zatwierdzać go i wysyłać do urzędu skarbowego. To obowiązek każdej innej organizacji pozarządowej (nie prowadzącej UEPiK), który zapisany jest w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że „Jednostki, o których mowa w art. 10a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2016 r. poz. 239 i 395), mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie” (art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Ten zapis oznacza, że „zasady i warunki” prowadzenia UEPiK opisane są w ustawie o pożytku. Nie ma wśród nich zasady mówiącej o tym, że NGO prowadząca UEPiK sporządza sprawozdanie finansowe. Więc go nie sporządza.

Jeśli decyzja o prowadzeniu uproszczonej ewidencji zapadła w lutym 2026 r. (i zgodnie z wymogami została do końca marca zgłoszona do US) oznacza to, że organizacja nie sporządza rocznego sprawozdania finansowego za 2026 r.

Taka organizacja sporządza jeszcze sprawozdanie finansowe za 2025 r. i wysyła je do urzędu skarbowego w 2026 roku. Zostanie zwolniona z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego, ale dopiero za 2026 r. 

Zobacz też: Urząd Skarbowy wzywa NGO ws. „uproszczonej księgowości”.